Вступ
У листопаді 2025 року до нас звернувся клієнт — ФОП на 3-й групі спрощеної системи оподаткування, власник продовольчого магазину. Бізнес динамічно розвивався, але постала серйозна проблема: наближався ліміт річного доходу, а подальше зростання не хотілося гальмувати чи ризикувати нелегальною роботою. За прогнозами, оборот за 2025 рік сягне близько 10 000 000 грн, що перевищує встановлений ліміт у 9 336 000 грн (1167 розмірів мінімальної зарплати на 1 січня 2025 року — 8000 грн). Перевищення ліміту означає автоматичне порушення умов спрощеної системи, штрафи та можливий перехід на загальну систему з нуля. Клієнт шукав безпечний і вигідний шлях для продовження зростання без втрат.
Історія клієнта
Власник продовольчого магазину на 3-й групі єдиного податку успішно працював роками: стабільні продажі продуктів харчування, лояльні клієнти та сезонні піки. Але в 2025 році продажі зросли на 20% завдяки розширенню асортименту та онлайн-замовленням. У листопаді стало ясно: ліміт у 9 336 000 грн буде перевищено на 664 000 грн. Клієнт не бажав “гальмувати” бізнес чи платити штрафи (до 50% від суми перевищення), тому звернувся за професійною консультацією. Головне бажання — зберегти зростання, оптимізувати податки та уникнути бюрократичних пасток.
Рекомендоване рішення: Перехід на загальну систему оподаткування
Після детального аудиту бухгалтерії, аналізу витрат і прогнозів ми рекомендували перейти на загальну систему оподаткування. Багато ФОПів побоюються загальної системи через стереотипи про “високі податки”, але в реальності вона часто вигідніша для бізнесу з високим оборотом і значними витратами (закупівлі товарів, оренда, зарплати). На спрощенці податки фіксовані від доходу, без урахування витрат, тоді як на загальній — лише з чистого прибутку (18% ПДФО + 1,5% військовий збір).
Для клієнта з оборотом 10 000 000 грн і витратами 90% (чистий прибуток ~10%) загальна система дозволила заощадити сотні тисяч гривень, усунувши обмеження на ріст.
Чому загальна система краща в цьому випадку?
- Без лімітів: Ріст без “стелі” — продажі можуть сягати мільйонів без ризику переходу.
- Урахування витрат: Всі чеки на товари, послуги та зарплати зменшують оподатковуваний дохід.
- Гнучкість: Легко підтвердити прибуток для кредитів чи інвестицій.
- Порівняння навантаження: На 3-й групі — 6% від доходу (5% ЄП + 1% ВЗ) = 600 000 грн. На загальній — ~19,5% від прибутку 1 000 000 грн = 195 000 грн + ЄСВ ~21 000 грн/рік. Економія — понад 384 000 грн!
Покроковий план реалізації
Ми реалізували перехід гладко, без зупинки бізнесу, за 2 тижні:
- Аудит бухгалтерії — Перевірили всі показники доходів/витрат за 2025 рік, виявили резерви для оптимізації (наприклад, правильне оформлення чеків на закупівлі).
- Аналіз альтернатив — Розглянули варіанти: закриття ФОП і відкриття ТОВ (складно для малого бізнесу), тимчасове “заморожування” доходів (ризиковано) чи перехід на загальну. Обчислили податки для кожного сценарію.
- Розрахунок податкового навантаження — Прогноз для загальної системи: оподатковуваний дохід після витрат — 1 000 000 грн. Податки: 180 000 грн ПДФО + 15 000 грн ВЗ + ЄСВ 22 000 грн = ~217 000 грн. Порівняно з 600 000 грн на спрощенці — вигода очевидна.
- Подання заяви про перехід — З 1 грудня 2025 року (автоматичний перехід з наступного місяця після подання через “Дію” чи податкову). Оновили реєстрацію в ЄДР.
- Налаштування обліку — Встановили софт для ведення книги доходів/витрат, навчили клієнта фіксувати чеки. Підготували декларації за 2025 рік з урахуванням перевищення.
Ключові нюанси для врахування
- Наслідки перевищення: Автоматичний перехід на загальну систему з наступного кварталу, штрафи 25-50% від перевищеної суми + пеня. Краще перейти добровільно.
- Часові рамки: Заяву про перехід можна подати до 20 числа місяця, щоб уникнути штрафів за поточний період.
- Витрати як ключ: У продовольчому бізнесі 80-90% обороту — закупівлі, тому чистий прибуток низький. На загальній це “з’їдає” податки, роблячи систему вигіднішою за спрощену.
- ЄСВ і інші платежі: Залишається обов’язковим (1760 грн/місяць), але без прив’язки до доходу.
- Ризики: Якщо витрати не задокументовані — податки від повного обороту. Ми наголосили на чекомах і договорах з постачальниками.
- Альтернатива ТОВ: Для зростання — варіант, але з вищими витратами на облік (рекомендуємо при обороті >15 млн грн).
Перехід не впливає на поточні договори чи клієнтів — бізнес продовжується безперервно.
Результати для клієнта
Завдяки нашому супроводу клієнт уникнув штрафів і досягнув:
- Свободи зростання: Без ліміту на доходи — планує розширення асортименту та онлайн-продажі без обмежень.
- Значної економії: Понад 384 000 грн на податках за 2025 рік, що пішло на модернізацію магазину.
- Прозорого обліку: Автоматизована система з мінімальними зусиллями, готовність до перевірок податкової.
- Стратегічного плану: Розроблений прогноз на 2026 рік з опціями переходу на ТОВ, якщо оборот перевищить 15 млн грн.
Тепер бізнес стабільно розвивається, а власник фокусується на продажах, а не на податках!