Вступ
Податкові перевірки — це неминуча частина життя бізнесу, але з правильним підходом вони перетворюються з стресу на рутинну процедуру. Державна податкова служба (ДПС) уважно аналізує облік, доходи, витрати та дотримання законодавства для ФОП і ТОВ. За порушення можливі штрафи, донарахування чи санкції, але ПКУ (Податковий кодекс України) чітко регулює процес, даючи підприємцям інструменти захисту. У 2025 році, з урахуванням мораторію на безпідставні перевірки з 21 липня, фокус на ризикових сферах (ПДВ, акциз). Головне — знати види перевірок, етапи, права та як підготуватися. Ця стаття допоможе вам уникнути типових помилок, оптимізувати документи та впевнено пройти інспекцію. Готуйтеся заздалегідь — і перевірка стане можливістю вдосконалити бізнес!
Види податкових перевірок
Перевірка — це систематичний контроль за дотриманням податкового законодавства, обліком і сплатою зобов’язань. Згідно зі ст. 75 ПКУ, вони класифікуються за формою, способом і підставою. Розуміння видів дозволяє передбачити ризики та підготуватися.
Основні типи перевірок:
- Фактичні: Без попередження, на місці (магазин, офіс, кафе). Перевіряють касові операції, розрахунки, трудове законодавство, наявність РРО/ПРРО.
- Камеральні: Дистанційно в ДПС, без участі підприємця. Аналізують декларації на помилки чи розбіжності.
- Документальні: Планові (за графіком) чи позапланові, виїзні (на місці) або невиїзні (в ДПС). Вимагають повний пакет документів.
Планові оголошуються в Єдиному реєстрі на 2025 рік, позапланові — за скаргами, порушеннями чи рішенням ДПС. У воєнний час (з 21 липня 2025) обмежено безпідставні, але ризикові сфери (ПДВ, акциз) перевіряють активно.
| Тип перевірки | Підстава | Тривалість | Участь підприємця |
|---|---|---|---|
| Фактична | Ризики на місці | Кілька годин | Обов’язкова |
| Камеральна | Розбіжності в деклараціях | До 30 днів | Мінімальна |
| Документальна | Плановий графік/скарга | 10-30 днів | Повна |
Порядок проведення перевірок
Процес чітко регламентований ПКУ (ст. 42, 78-85), з акцентом на прозорість. Інспектори діють за наказом, надають документи. Для ФОП і ТОВ правила однакові, але ТОВ вимагає більше звітності.
Фактична перевірка:
- Інспектори (не менше двох) проводять “тест-докупку” чи огляд без представлення.
- Показують направлення, копію наказу, посвідчення.
- Фіксують актом (2 екземпляри) порушення чи довідкою (якщо все ОК). Акт — за 3 дні.
Камеральна перевірка:
- Автоматично за деклараціями, без візиту.
- Акт надсилають поштою чи електронно; оскаржуйте за 10 днів.
- Потім — податкове повідомлення-рішення (ППР) з донарахуваннями.
Документальна перевірка:
- Попередження за 10 днів (планова).
- Запит документів, інвентаризація, опитування.
- Акт — за 10 днів після завершення; оскарження — 10 днів.
У 2025 році електронні акти — норма, з цифровим підписом для швидкості.
Що може перевірити податкова: повноваження ДПС
ДПС має широкий арсенал (ст. 20 ПКУ): від первинки до звітності. Для ФОП — фокус на ЄП, ЄСВ; для ТОВ — на прибуток, ПДВ.
- Документи: Первинка (акти, накладні, договори), регістри, банківські виписки.
- Звітність: Податкова, фінансова, статистична.
- Додаткові повноваження: Доступ до приміщень (крім житла), запити до контрагентів, інвентаризація, перевірка РРО/ПРРО, ліцензій, касової дисципліни.
- Електронні інструменти: Отримання даних з ЄРПН, запит копій онлайн.
Для ТОВ — глибший аналіз корпоративних відносин. Завжди перевіряйте КВЕДи: невідповідність — донарахування.
Підготовка до перевірки: чекліст для ФОП і ТОВ
Підготовка — ключ до успіху. Для планових — 1-2 місяці, для фактичних — постійна дисципліна. Залучайте бухгалтера чи юриста для аудиту.
Первинні документи та виписки:
- Перевірте призначення платежів, відповідність КВЕДам.
- Підготуйте уточнення за помилки, повний пакет (інвойси, акти).
- Для загальної системи — фіксуйте витрати чеками.
Електронний кабінет платника:
- Звірте групу, систему, звіти з документами.
- Подайте уточнюючі декларації, погасіть борги.
- Замовте довідку про відсутність заборгованості.
Оформлення працівників:
- Трудові договори, табелі, ПДФО/ЄСВ-звітність.
- Для ТОВ — військовий облік, штрафи до 80 000 грн за неоформленого.
- Навчіть команду: правила взаємодії з інспекторами.
Чекліст підготовки:
- Вчасна звітність (ЄП, ПДФО, ВЗ, ЄСВ, прибуток).
- Звірка даних з обліком.
- Відсутність боргів.
- Повний архів первинки (договори, акти, накладні).
- Підписи/печатки, книги обліку.
- Облікова політика (для ТОВ).
- РРО/ПРРО, касова дисципліна.
- Кадрові документи (накази, розписки).
- ПДВ-кредит (звірка з ЄРПН).
- Архів: 3 роки (ФОП), 5+ (ТОВ, з мораторіями).
Регулярний аудит — інвестиція в спокій.
Проведення перевірки: як поводитися
Дотримуйтесь ПКУ: не перешкоджайте, але знайте права. Призначте відповідального — це полегшить процес.
Взаємодія з інспекторами:
- Перевірте документи (наказ, посвідчення).
- Ведіть журнал (для ТОВ).
- Надавайте дані в строки, фіксуйте запити.
Отримання та оскарження акту:
- Перевірте факти, норми, порушення.
- Заперечення — 10 днів з доказами.
- ППР — оскаржуйте адміністративно чи в суді (30 днів).
Покрокова інструкція після перевірки:
- Отримайте/прочитайте акт.
- Проаналізуйте з фахівцем.
- Подайте заперечення.
- Сплатіть/виправте.
- Оптимізуйте процеси.
Оскарження скасовує до 70% санкцій — не ігноруйте!
Наслідки перевірок: штрафи та санкції
Порушення — донарахування, штрафи (від 170 грн до 50% суми), пеня. ДПС вимагає усунення негайно. З 21 липня 2025 — мораторій на безпідставні, але ризики лишаються. Для ФОП — втрата спрощенки, для ТОВ — перевірки ПДВ.
Висновок
Податкова перевірка — не загроза, а шанс удосконалити облік. З підготовкою, знанням прав і допомогою фахівців ви пройдете її впевнено.