У цифрову еру, коли платежі через смартфон стали нормою, готівка все ж залишається невід’ємною частиною бізнесу. Від дрібних роздрібних продажів до великих транзакцій – обіг готівки регулюється суворими правилами. Касова дисципліна допомагає уникнути хаосу, забезпечити прозорість і захистити від санкцій. У цій статті ми розберемо, як організувати касові операції в ТОВ чи для ФОП, які норми діють у 2025 році та як мінімізувати ризики. Згідно з Постановою НБУ №148 (з урахуванням оновлень 2023-2025 рр.), дотримання цих правил – не лише обов’язок, а й інструмент для стабільності бізнесу.
Сутність касової дисципліни для ФОП та ТОВ
Касова дисципліна – це чіткий регламент роботи з готівкою, що включає приймання, зберігання, видачу та облік коштів. Вона стосується всіх суб’єктів господарювання, які оперують готівкою: від малого ФОП до великих ТОВ. Простіше кажучи, це правила гри, які гарантують, що кожна гривня “на виду” – від фіксації виручки до здачі надлишків у банк.
Законодавство (Постанова НБУ №148) дозволяє бізнесу адаптувати правила під себе, але базові норми обов’язкові. Наприклад, ФОП може спростити облік, а ТОВ – деталізувати. Головне – баланс між гнучкістю та відповідністю закону, щоб уникнути перевірок ДПС і штрафів до 100% від суми порушення.
Переваги впровадження касової дисципліни
Чому не ігнорувати ці правила? Окрім уникнення санкцій (штрафи від 510 грн до конфіскації), дисципліна приносить користь:
- Прозорість: Кожна операція фіксується, що спрощує аудит і звітність.
- Захист від втрат: Менше шансів на зловживання чи помилки касирів.
- Довіра партнерів: Банки та контрагенти бачать організований бізнес.
- Ефективність: Автоматизований облік (через ПРРО) економить час.
У 2025 році, з акцентом НБУ на цифризацію, дисципліна стає ще актуальнішою: інтеграція з “Дією” та банківськими системами полегшує контроль.
Основні вимоги законодавства до касових операцій
Постанова НБУ №148 визначає фундамент: підприємства мусять затвердити внутрішній порядок оприбуткування готівки та ліміт каси. Ключові норми:
- Ліміт каси: Гранична сума на кінець дня (розраховується за середньоденним оборотом). Надлишок – здавати в банк негайно. Нульовий ліміт означає щоденну здачу.
- Касові ордери: Прибутковий (для приймання) та видатковий (для видачі) – обов’язкові для кожної операції.
- Касова книга: Щоденний облік для ТОВ (ФОП – опціонально, але рекомендовано).
- РРО/ПРРО: Фіксують продажі, видають чеки. Z-звіт – основа для оприбуткування.
- Виплати: Зарплата, підзвіт – з документами, у межах лімітів (50 000 грн/день з фізособами, 10 000 грн між юрособами).
- Зберігання: Документи – 5 років, каса – захищене місце.
У 2025 році додалися вимоги до електронного обміну даними з ДПС, що спрощує перевірки.
Оприбуткування готівки: покроковий процес
Оприбуткування – фіксація надходжень у касі. Терміни з Постанови №148:
- Готівка: Банкноти, монети як платіжні засоби.
- Виручка: Кошти від продажів чи інших операцій.
- Розрахунки: Готівкою – з лімітом 50 000 грн/день з фізособами.
Покроки:
- Фіксація в день надходження: Касовий ордер + запис у книгу.
- Повний облік: Вся сума, без “чорних” операцій.
- Внутрішній порядок: Затверджений наказом, з урахуванням специфіки (наприклад, сезонний оборот).
- Через РРО/ПРРО: Z-звіт як підстава для доходу.
Приклад: Роздрібний магазин отримує 20 000 грн виручки – фіксує в ПРРО, ордері, книзі. Надлишок понад ліміт (скажімо, 5000 грн) – в банк.
Організація каси та робота з лімітом
Каса – це не просто ящик, а обладнане місце для операцій. Обов’язки:
- Касир: Договір матвідповідальності, інструкція, навчання.
- Облік: Касова книга з підписами (касир + керівник).
- Здача в банк: За графіком (щоденно чи раз на 5 днів), залежно від договору з банком.
Ліміт каси:
- Розрахунок: Середньоденний оборот × норма (залежно від типу підприємства).
- Затвердження: Наказом керівника.
- Нульовий ліміт: Автоматичний для не затверджених – вся готівка здається.
- Понадліміт: Конфіскація + штраф 100% суми (ст. 15 Закону “Про платіжні системи”).
- Перегляд: За змінами в бізнесі, з документами.
- Для філій: Окремий ліміт, доведений наказом.
Керівник несе персональну відповідальність за дотримання (Постанова №148). У 2025 році рекомендують використовувати софт для моніторингу (інтеграція з 1С).
Наслідки порушень та поради
Порушення – від конфіскації до штрафів 25-100% суми (КУпАП ст. 162-164). ДПС перевіряє рандомно чи за скаргами.
Поради:
- Розробіть положення про касу (шаблон на сайті НБУ).
- Навчайте персонал щорічно.
- Автоматизуйте через ПРРО для Z-звітів.
- Консультуйтеся з бухгалтером перед змінами.
Касова дисципліна – основа фінансової гігієни бізнесу. Організуйте її правильно – і уникнете ризиків, зосередившись на розвитку.